Falamos anteriormente sobre como os projetos são criados e
selecionados, portanto assim que o projeto é escolhido, entra o PMBOK na
sequência. Nesse momento, começa pra
valer o primeiro processo do gerenciamento de projeto que é a INICIAÇÃO, e
quais são os processos considerados na iniciação? Neste processo acontece o
desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) e a Identificação
das partes interessadas (Stakeholders).
A criação do Termo de Abertura faz parte também do
gerenciamento de integração. E entre as áreas de conhecimento do PMBOK, a
INTEGRAÇÃO é a casa do Gerente de Projeto, pois ela trata de identificar,
definir, unir, combinar e coordenar as áreas de conhecimentos e suas diversas
atividades. E é a única que, de uma
maneira ou de outra, se faz presente em todos os momentos do projeto. Esta é a função área de integração. Uma dúvida muito comum é saber em determinado momento do projeto,
qual o papel do Gerente de Projeto, ora, como a casa do GP é no gerenciamento de integração, é só dar uma olhada no processo de integração
que estiver naquele grupo de processo. Basicamente
este é o papel do gerente de projeto.
E pra que precisamos de
um processo DESENVOLVER O TERMO DE ABERTURA? É sempre bom lembrar que para o PMI, o projeto
é um processo formal, o nível de formalidade pode ser maior ou menor, mas nunca
deixa de ser formal. Isto significa dizer que o projeto não pode começar
verbalmente, tem que ser por escrito. Ninguém pode chegar para você dar uma ordem e
pronto o projeto está iniciado. Tem que
ser por escrito impreterivelmente! Pode ser até um e-mail!! Um diretor da empresa, por exemplo, pode
enviar um e-mail descrevendo mais ou menos o que é o projeto, seu objetivo, sua
responsabilidade, o que você pode ou não fazer, etc, pois este e-mail como veio
do e-mail da empresa, pode até servir como Termo de Abertura, dependendo é
claro da formalidade da empresa, ou seja, tem que ter algum documento para se
registrar o início do projeto . Esse “algo”
a mais para ser registrado, para o PMI, se chama Termo de Abertura do Projeto.
Dessa forma, esse processo é nada mais nada menos do que
fazer este termo de abertura. E o que
este processo diz? Basicamente que a partir de agora existe um projeto pois
antes não existia projeto. Então se
conclui que a primeira coisa que tem que se fazer no projeto é.... O TERMO DE
ABERTURA! E quem assina o Termo de
Abertura? O Sponsor ou patrocinador do
projeto (já explicamos anteriormente).
Ele é o dono do projeto. O GP é designado neste documento, ou seja, ele
delega parte do seu poder ao GP para que possa realizar o projeto. Lembrando
que o Sponsor nem sempre é uma pessoa, pode ser, por exemplo, um comitê de
diretores compactuando com aquele
projeto (só que aí pode começar a complicar, pois é aquela história de ter mais
de 1 dono). Outra coisa interessante é que nesse momento também pode ocorrer
uma pré-designação de pessoal para fazer parte da equipe de projeto, às vezes
o GP nem tem direito de escolha, pode ser por exemplo um especialista que
trabalha na empresa e já se torna pré-designado para trabalhar no projeto, mas
isto veremos com mais detalhes quando entrarmos em Recursos Humanos.
Ok, mas, além disso, o que ele pode conter? Propósito e justificativa do projeto, Análise
de riscos de alto nível, restrições de alto nível, premissas de alto nível,
reparou? Como é uma fase inicial, tudo é
definido em alto nível. Vale ressaltar
que muitos fazem confusão ao confundir proposta comercial/contrato e termo de
abertura. Quando o projeto vem de fora
da empresa, normalmente você recebe um contrato/proposta, e já vem escrito o
que é para ser feito, sua justificativa, mas não vem com todas as informações
necessárias para se iniciar um projeto.
Em anexo uma template do PMTECH para servir de exemplo de um Termo de
Abertura.
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